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Líécole et les fichiers informatisés

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Dans les écoles, líordinateur libère de certaines tâches, pas toujours passionnantes: la gestion des élèves en fait résolument partie ! Pour cela, un fichier ìélèvesî est indispensable. Pour protéger les individus, la loi du 6 janvier 78 cadre la création et líutilisation de ces fichiers informatisés. Cíest la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) qui est chargée díautoriser et de répertorier ces fichiers.
Petit ìquestions-réponsesî pour y voir plus clair.

Dans quel but peut-on utiliser un fichier informatisé ?

-> líédition de listes alphabétiques générales díélèves,
-> líétablissement de statistiques anonymes,
-> le calcul de droits (frais scolaires, bourses),
-> le dénombrement  des absences,
-> líédition de bulletins de notes,
-> la réponse aux obligations díinformation qui incombent aux établissements scolaires (voir ìdestinataires des fichiers informatisésî).

Quelles informations peut-on insérer dans un fichier informatisé ?

-> líidentité de líélève,
-> líidentité du responsable de líélève,
-> la scolarité de líélève,
-> la situation financière par rapport à líécole (bourses, cantine, paiements).

Combien de temps peut-on conserver ces informations ?

-> la scolarité de líélève: 2 ans,
-> les autres renseignements: líannée scolaire en cours.

A qui peut-on communiquer les informations du fichier ?

-> aux services administratif et díintendance de líétablissement,
-> aux conseillers díinformation et díorientation,
-> aux enseignants de líéquipe pédagogique de líélève,
-> aux associations de parents díélèves pour les adresses des parents,
-> au maire de la commune pour líobligation de présence.

A savoir:

Les information traitées ne peuvent pas concerner les infractions, condamnation ou mesures de sûreté, et ne doivent pas faire apparaître ni directement, ni indirectement les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques, religieuses ou les appartenances syndicales des personnes.

Sur les documents destinés à líétablissement du fichier (fiches de renseignements) doit figurer une mention du type:
ìLe fichier des élèves de líécole est informatisé; conformément à la loi, vous disposez díun droit díaccès et de rectification auprès de líécole pour toute information vous concernant.î

Pour les fichiers élèves, la ìnorme simplifiéeî n°29 a été mise en place par la CNIL et les dispositions légales sont définies dans le BOEN du 9 avril 87.

Pour de plus amples renseignements ou pour la déclaration díun fichier, síadresser à la:

CNIL, 21, rue Saint Guillaume, 75007 PARIS (tél: 01 53 73 22 22).

PG

article paru en 1998